ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE) ET LOGISTIQUE

INDRI recrute : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE) ET LOGISTIQUE

Lieu: Antananarivo, Madagascar
Date limite de candidature: 14 mai 2021
Début de contrat: dès que possible
Durée du contrat: contrat à durée indéterminée
Rémunération: salaire compétitif selon expérience

Assistant Administratif INDRI


INDRI

L’Initiative pour le Développement, la Restauration écologique et l’Innovation (INDRI) est un think-and-do-tank malgache indépendant, créé en 2019 par des responsables expérimentés issus de la société civile. INDRI a un statut d’ONG nationale de droit malgache. Notre mission : mobiliser l’intelligence collective des acteurs (autorités, organismes publics, bailleurs de fonds, ONGs, société civile, secteur privé), pour faire émerger des stratégies à impact systémique, pour un développement effectif, inclusif et durable de Madagascar.

RÉSUMÉ DU POSTE

Sous la supervision directe de la Responsable des Opérations, l’Assistant/e Administratif/ive et Logistique aura pour mission d’assurer l’exécution des activités journalières administratives et logistiques du think-tank.

RESPONSABILITÉS

  • Organisation et administration
  • Assurer le secrétariat du bureau : gestion du courrier, archivage des documents, organisation de rendez-vous
  • Rédiger les correspondances administratives courantes (PVs, comptes rendus).
  • Tenir à jour la liste et les coordonnées des membres, partenaires, prestataires et fournisseurs d’INDRI.
  • Classer les documents administratifs, rapports et courriers d’INDRI selon le système mis en place.
  • Encadrer la cuisinière / agent de ménage.
  • Gérer la petite caisse selon les instructions.
  • Assurer dans le respect des procédures le remboursement des frais avancés par des membres de l’équipe (crédits internet, frais de taxis, etc).
  • Assurer un suivi de l’utilisation des véhicules privés et du dédommagement.
  • Appuyer les démarches d’obtention de visas pour les salariés expatriés.
  • Appuyer la Responsable des Opérations, le Directeur Exécutif et la Coordinatrice des Paysages Terrestres et Marins pour toutes tâches selon les besoins
  • Logistique
  • Assurer l’organisation logistique des ateliers, conférences et réunions :
- visiter et réserver les lieux appropriés,
- organiser les prestataires (restauration, son, traduction, décoration, etc),
- assurer la disponibilité et le bon fonctionnement de l’équipement prévu,
- faciliter le déroulement sur place (accueil, documents, badges, parking, etc),
- assurer le remboursement des frais des participants pris en charge par INDRI (paiement de per diem, remboursements divers, frais de prestation de services lors des réunions et/ou ateliers et autres activités organisées par INDRI).
- assurer le suivi du paiement des prestataires.

  • Organiser les déplacements :
- d’experts nationaux et internationaux mobilisés par INDRI (réservations, visa, transport, hébergement),
- de l’équipe d’INDRI pour des missions nationales et internationales.
  • Préparer les documents requis pour les missions ou autres activités (fiche de présence, état de paiement de per diem, reçus et factures, ordres de mission).
  • Assurer l’achat ou la location de matériels et services selon les procédures :
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements et matériels de bureau ainsi qu’à leur entretien; gérer les stocks et en faire un inventaire périodique.
  • Effectuer des déplacements en ville pour diverses courses telles que prospection et achats de biens et de services, impression des documents et des supports de communications

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE

  • Au minimum BAC + 3 en administration, gestion ou autre domaine pertinent.
  • Au moins 5 ans d’expérience professionnelle réussie en ONG en gestion administrative et logistique.
  • Expériences avérées en organisation d’évènements.
  • Expérience en finances serait un atout
  • Passion et engagement personnel sur les thématiques de travail d’INDRI.
  • Dynamique, méthodique et ayant le sens de l’organisation et de la communication.
  • Très rigoureux/se, organisé/e, sérieux/se et autonome.
  • Apte à travailler en équipe.
  • Excellente maîtrise du français et du malagasy (indispensable)
  • Bonne maîtrise de l’anglais.

POURQUOI TRAVAILLER AVEC NOUS ?

L’impact : INDRI est une organisation d’un type nouveau à Madagascar, fondée par des leaders reconnus de la société civile. Nous sommes réunis par notre passion pour l’avenir du pays, et sommes déterminés à faire bouger les lignes par des méthodes nouvelles de mobilisation de l’intelligence collective, au service de tous les acteurs.

Les perspectives : INDRI est une initiative neuve qui développe de nombreux projets, avec un fort potentiel de développement dans les années à venir. Les personnes recrutées maintenant vont participer à une démarche entrepreneuriale et auront l’opportunité de se développer professionnellement et de grandir avec INDRI.

L’innovation : INDRI s’inspire des meilleures techniques de mobilisation de l’intelligence collective recensées au niveau international. Nous nous appuyons notamment sur notre partenaire Dreamocracy, spécialisé dans l’innovation collective au niveau international.

La cohésion : les fondateurs et l’équipe d’INDRI forment un groupe soudé, et travaillent dans une atmosphère ouverte et positive. Nous travaillons en étroite collaboration, célébrant les succès et prenant soin les uns des autres quand c’est nécessaire.

PROCESSUS DE SÉLECTION


Veuillez adresser votre CV et lettre de motivation en français à l’adresse : info@indri.solutions en indiquant l’intitulé de poste en objet du mail. La date limite pour soumettre vos candidatures est le 14 mai 2021. Les candidatures ne correspondant pas aux critères essentiels ne recevront pas de réponse. Les candidats présélectionnés seront contactés pour un entretien.

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