Un responsable administratif et financier h/f

Le projet « Développement Communal Intégré de de la Décentralisation (ProDéCID) » a comme objectif principal de renforcer les capacités des communes partenaires à jouer leur rôle d’acteurs du développement local en partenariat avec la société civile et les institutions de l’Etat. L’impact recherché est de contribuer à une société civile indépendante et viable, qui œuvre pour la gouvernance démocratique et inclusive, la citoyenneté et le bien-être durable de la population.

Responsabilités / Missions

1️⃣𝐒𝐮𝐩𝐞𝐫𝐯𝐢𝐬𝐞𝐫 𝐞𝐭 𝐚𝐜𝐜𝐨𝐦𝐩𝐚𝐠𝐧𝐞𝐫 𝐥’𝐞́𝐪𝐮𝐢𝐩𝐞 𝐚𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐟 𝐚𝐮 𝐬𝐞𝐢𝐧 𝐝𝐮 𝐩𝐫𝐨𝐣𝐞𝐭, dont 6 personnel administratif et financier et 6 conducteurs (en partie postés dans des différents bureaux en région d’intervention) ; 

2️⃣𝐂𝐨𝐨𝐫𝐝𝐨𝐧𝐧𝐞𝐫 𝐞𝐭 𝐬𝐮𝐩𝐞𝐫𝐯𝐢𝐬𝐞𝐫 𝐝𝐞𝐬 𝐚𝐜𝐭𝐢𝐯𝐢𝐭𝐞́𝐬 𝐚𝐝𝐦𝐢𝐧𝐢𝐬𝐭𝐫𝐚𝐭𝐢𝐯𝐞𝐬 𝐬𝐮𝐢𝐯𝐚𝐧𝐭𝐞𝐬 : 

• Gestion des achats de contrats passés au niveau de projet ; 
• Appui-conseil dans la gestion des achats et contrats de prestations avec l’Unité de Service du Bureau Pays
• Assistance à la réception des marchandises et à l'élaboration des procès-verbaux de livraison des biens et services selon les bons de commande émis ; 
• Etablissement et mise à jour de l'inventaire et des immobilisations générales du programme (enregistrement sur place) et sa révision annuelle ; 
• Soutien logistique au projet dans la préparation des missions et l’organisation des événements ; 
• Gestion/entretien du parc des véhicules, 
• Coordination des services d'entretien général des bureaux (équipement informatique, système téléphonique, gardiennage, etc.) ; 
• Soutien à la mise en œuvre de mesures de sécurité tant dans les installations que pour les déplacements du personnel du projet ; 
• Documentation de tous les dossiers administratifs selon les règles GIZ et son archivage physique et électronique ; 
• Veiller au respect des normes P+R dans tous les processus et procédures au sein du projet 
• Coordination étroite avec l’équipe admin-fin de l’unité de services et le Bureau Pays. 

3️⃣𝐂𝐨𝐨𝐫𝐝𝐨𝐧𝐧𝐞𝐫 𝐞𝐭𝐬𝐮𝐩𝐞𝐫𝐯𝐢𝐬𝐞𝐫 𝐝𝐚𝐧𝐬 𝐥𝐚 𝐠𝐞𝐬𝐭𝐢𝐨𝐧 𝐟𝐢𝐧𝐚𝐧𝐜𝐢𝐞̀𝐫𝐞 : 

• Assurer l’approbation dans VIM (Vendor Invoice Management) des factures selon les outputs
• Assurer le contrôle hebdomadaire des 4 caisses, approbation des prévisions et dépenses 
• Appui dans la régularisation des créances 

4️⃣𝐀𝐬𝐬𝐮𝐦𝐞𝐫 𝐥𝐞 𝐫𝐨̂𝐥𝐞 𝐝𝐮 𝐩𝐨𝐢𝐧𝐭 𝐟𝐨𝐜𝐚𝐥 𝐑𝐇 (𝐫𝐞𝐬𝐬𝐨𝐮𝐫𝐜𝐞𝐬𝐡𝐮𝐦𝐚𝐢𝐧𝐞𝐬) 𝐚𝐮 𝐬𝐞𝐢𝐧 𝐝𝐮 𝐩𝐫𝐨𝐣𝐞𝐭 

• Gestion de recrutement et départs pour le personnel national et les stagiaires en étroite collaboration avec le département RH du Bureau Pays ; 
• Coordonner le programme d’introduction au projet et à la GIZ pour chaque nouveau/nouvelle collaboratrice ensemble avec les chef.f.es d’équipe 
• Proposer et suivre des formations du personnel en coordination étroite avec les autres gestionnaires des équipes au sein de ProDéCID 
• Appuyer dans les mesures sécuritaires du personnel et du bâtiment avec SRMA -Security Risk Management

Profil requis

• Diplôme universitaire au minimum Bacc +4 en gestion, économie, administration ou autre 
• Connaissance de procédures de passation de marché des biens et de services 
• Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication ainsi que des applications informatiques : Maitrise de MS Office 365, Notion de S4HANA est un atout Esprit d’équipe et de coopération, intègre

Exigences du poste

• Avoir au moins 8 ans d’expériences professionnelles dans l’administration et finances, dont au moins 5 ans au sein d’un organisme de coopération 
• Au moins 3 ans d’expériences en gestion d’équipe

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